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FORMATION : PRÉPARER LA CERTIFICATION QUALIOPI.

QUALIOPI, c'est quoi ?

Dévoilée par le Ministère du Travail en novembre 2019, QUALIOPI est une nouvelle marque de certification qualité des prestataires d’action de formation.

En résumé, QUALIOPI vise à la création d’une démarche qualité pour les acteurs de la formation professionnelle.

Cette certification permet d’accéder aux financements publics lorsque l’on anime des prestations de formation, d’où son importance !

De Datadock à QUALIOPI : une nouvelle ère.

En 2020, les formations d’un organisme de formation étaient éligibles aux financements de l’état grâce à Datadock ou à une certification de type CNEFOP.

Le processus était bien plus accessible que QUALIOPI :

Datadock contenait 21 indicateurs, ne nécessitait pas la préparation d’un audit et était gratuit.

Qualiopi contient 32 indicateurs, nécessite le passage d’un audit payant d’une durée minimum de 4 heures à plusieurs jours selon la taille de votre organisme de formation.

Dès 2021, seuls les organismes de formation certifiés Qualiopi ont pu rendre leurs formations éligibles à un financement public.

Précision concernant les indicateurs QUALIOPI. On a pour habitude d’en mentionner 32 mais en réalité, cela dépend du type de formations que vous proposez. On trouve des précisions dans les décrets 2019-564 et 2019-565 du 6 juin 2019 fixent le cadre du Référentiel National Qualité unique de France compétences. Il y a donc 28 indicateurs pour les actions de formation (L6313-1 – 1°) 22 indicateurs pour les bilans de compétences (L6313-1 – 2°) 24 indicateurs pour les actions VAE (validation des acquis de l’expérience) (L6313-1 – 3°) 32 indicateurs pour les actions de formation en apprentissage (L6313-1 – 4°).

Puis-je me renseigner au sujet de QUALIOPI et ses attendus de façon précise ?

Oui. Vous pouvez vous référer au document intitulé référentiel national Qualité ou Guide de Lecture Qualiopi. La lecture se révèle être assez indigeste. Pourtant, c’est LE document de référence.  Nous vous invitons à la consulter pour que vous compreniez bien la valeur ajoutée que nous avons à vous simplifier la démarche. Lors de notre formation, nous vulgariserons chaque indicateur pas à pas afin de vous éclairer et clarifier la compréhension.

Qui est concerné par QUALIOPI ?

Tout acteur de la formation est concerné, partout en France et dans les DOM TOM.

Les acteurs de la formation sont appelés des OPAC : Organismes Prestataires d’Actions concourant au développement des Compétences. Cela inclut donc les formateurs avec un numéro d’organisme de formation, les organismes de formation, les CBC (Centre de Bilan de Compétences), les VAE (Valorisation des Acquis et de l’Expérience), les CFA (Centre de formation des apprentissages. Universités, Ecoles…).

Que dit la Loi au sujet de Qualiopi ?

La loi écrite par le ministère du travail a optimisé la question de la qualité des formations.

La loi mentionne que l’organisme de formation doit respecter 7 critères pour que l’état finance une action de formation.

Or, pour valider que l’organisme respecte bien ces 7 critères, il doit se soumettre à l’exercice de l’audit : il est audité par un organisme indépendant qui le certifie. On parle d’organisme certificateur.

Puis je continuer mon activité de formation sans Qualiopi ?

Oui, vous pouvez être organisme de formation et ne pas avoir QUALIOPI.

Mais cela est très handicapant car cela ne vous permet pas de travailler avec les fonds publics.

L’intérêt de Qualiopi, c’est de permettre le financement de vos formations par l’état.

Si vous travaillez avec des professionnels, ils peuvent utiliser leurs budgets OPCO/FAF.

Un demandeur d’emploi pourra solliciter Pôle Emploi pour le financement.

Un salarié ou ancien salarié qui souhaite créer une entreprise ou passer une formation certifiante pourra utiliser son CPF.

Mes formations seront-elles certifiantes grâce à la certification Qualiopi ?

Attention, on entend trop souvent des organismes de formation utiliser de la mauvaise manière la notion de “certification”. Une formation “certifiante” est reconnue par l’état, a une valeur dans le monde professionnel et a fait l’objet d’un dépôt de certification avec un référentiel bien précis.

Le fait d’avoir un numéro de déclaration d’activité (NDA) ou d’être certifié QUALIOPI ne font pas de vos formations des formations “certifiantes”. 

Nous parlons ici uniquement de la certification de votre organisme de formation.

Puis je continuer mon activité de formation sans Qualiopi ?

Oui, vous pouvez être organisme de formation et ne pas avoir QUALIOPI.

Mais cela est très handicapant car cela ne vous permet pas de travailler avec les fonds publics.

L’intérêt de Qualiopi, c’est de permettre le financement de vos formations par l’état.

Si vous travaillez avec des professionnels, ils peuvent utiliser leurs budgets OPCO/FAF.

Un demandeur d’emploi pourra solliciter Pôle Emploi pour le financement.

Un salarié ou ancien salarié qui souhaite créer une entreprise ou passer une formation certifiante pourra utiliser son CPF.

#FORMATION

Vous êtes organisme de formation et vous souhaitez être éligible aux financements mutualisés ?

Vous souhaitez proposer les financements OPCO/FAF, CPF, Pôle Emploi, Région à vos clients ?

La certification Qualiopi est aujourd’hui exigée pour les organismes de formation intervenant sur des dispositifs financés sur des fonds mutualisés ou publics. 

Cette formation vous permettra de vous préparer au mieux à la certification Qualiopi.

Nous vous proposons plusieurs offres afin de répondre au mieux à vos besoins. N’hésitez pas à nous contacter pour trouver le pack qui vous convient.

CEO, founder, Cesarea Agency

Axelle B-C.

CEO & Founder

CEO de Cesarea Agency & Formatrice.

Programme
Objectifs
Financements
Pré-requis
Délais et modalités d'accès
Modalités d'évaluation
Public concerné
Durée
Format
Prix
Accessibilité
Mise à jour de la fiche

Dans cette formation, vous allez vous préparer au passage de l’audit QUALIOPI.

La répartition des indicateurs parmi les quatre catégories de l’article L6313-1 du Code du Travail (Organismes de Formation- Prestataires de Bilan de Compétences – Prestataires d’accompagnement à la VAE – Prestataires d’apprentissage)

Les 32 indicateurs un par un : traitement et preuves

Les écueils les plus souvent rencontrés pour chaque indicateur lors des audits

Création de l’ensemble des documents nécessaires pour le passage de l’audit

Mise en conformité des programmes afin de les rendre conformes aux exigences qualité

Réalisation de deux audits blancs

Mise en place d’une démarche qualité.

La qualité, un outil essentiel pour les financements.

Éligibilité aux financements

Les différents types de financements

 

A l’issue de cette formation, le stagiaire sera capable de réaliser son audit QUALIOPI et de pérenniser la démarche qualité mise en place.

Il sera en mesure de :

Comprendre l’importance de la qualité comme outil de pilotage de la société.

Maîtriser le processus de certification QUALIOPI avec le Référentiel National Qualité (essentielle pour bénéficier des financements dès janvier 2022).

Répondre aux interrogations l’auditeur qualité durant l’entretien.

Présenter les documents attendus pour éviter les non conformités ;

Préparer son argumentation.

Être en position d’obtenir la certification Qualité Qualiopi.

 

Le financement de cette formation peut être assuré par votre OPCO/FAF, Pôle Emploi, Région (*selon profil et sous conditions).

Disposer de son NDA : Numéro de Déclaration d’Activité en tant qu’organisme de formation

Découvrez nos modalités et délais d’accès à la formation ici.

L’évaluation est réalisée tout au long de la formation à travers différents moyens : questionnaires en ligne avant et après la formation.

L’acquisition des savoirs est mesurée par la réalisation de deux audits blancs.

Tout formateur indépendant ou organisme de formation souhaitant bénéficier des financements mutualisés.

18 heures soit 3 jours.

En présentiel/visio et en individuel. La formation est sur-mesure, centrée sur votre projet.

2600 euros TTC.

Si vous êtes en situation de handicap, merci de bien vouloir nous contacter au préalable afin que nous puissions définir ensemble les modalités nous permettant de vous former dans les meilleures conditions.

02/07/2022

LA CERTIFICATION QUALIOPI - NOTRE FORMATION

ON VOUS EN DIT PLUS SUR ...

8. Comment se passe une demande de certification QUALIOPI ?

Pour obtenir la certification QUALIOPI, il faut :

• formuler une demande de certification auprès d’un organisme certificateur, présent sur la liste officielle proposée par l’état regroupant les organismes certificateurs.

• signer un contrat avec un organisme de certification ;

• se soumettre à un audit initial, puis un audit de surveillance à plus ou moins 18 mois, enfin à un audit de renouvellement au bout de 3 ans.

La certification QUALIOPI est valable 3 ans à l’issue du résultat favorable de l’audit initial.

9. Pourquoi un contrôle est prévu à 18 mois ?

Bien que délivrée pour 3 ans, la certification Qualiopi nécessite un contrôle en cours de certification. Ce contrôle a pour objectif de s’assurer du maintien de la démarche Qualité entre deux audits. Ainsi cela évite de laisser un système qualité dériver pendant 3 ans. Le résultat serait un non-renouvellement.

Alors que grâce à cet audit intermédiaire, le risque de dérive est réduit. Dans le cadre de la certification Qualiopi, l’audit intermédiaire peut se réaliser à distance.

10. Est-ce compliqué de préparer QUALIOPI seul(e) ?

Cela dépend de plusieurs éléments.

Disposez-vous d’un organisme de formation récent avec un process encore aléatoire ? Êtes-vous un organisme de formation mature ? Quel est votre niveau de digitalisation ? Vos formations sont-elles professionnalisantes, certifiantes, diplômantes ?

En fonction de ces points, les processus sont plus ou moins automatisés ce qui garantit les processus qualité.

Votre niveau de qualité actuel (Avez-vous été Datadocké ? Disposez-vous seulement du NDA ? ) : En fonction de ce point la qualité est plus ou moins déjà intégrée chez vous ce qui facilite l’intégration de Qualiopi.

Votre capacité d’investissement sur le sujet : Attendez-vous que l’on vous guide sur l’ensemble des points, que l’on vous propose un process qui a fait ses preuves, que l’on vous aiguille sur les points essentiels durant l’audit ou êtes-vous capable de maîtriser cela seul(e) ?

11. Pourquoi se faire accompagner ?

Vous n’avez mis en place aucune démarche qualité : 

Nous vous accompagnons de A à Z sur la création de ce process en conformité avec les exigences des 7 critères du Référentiel National Qualité (Qualiopi). Nous créons avec vous tous les documents nécessaires, nous vous proposons deux audits blancs afin de parvenir à l’audit sans stress.

Vous souhaitez gagner du temps : 

Le conseil par un cabinet extérieur est intéressant pour gagner du temps et de l’efficacité, en particulier si vous n’avez jamais réalisé d’audits. Afin de faciliter votre audit, notre agence vous propose un script personnalisé, 100% adapté à votre activité.

Vous souhaitez maîtriser parfaitement le pilotage de votre structure : 

Le dirigeant (ou le responsable pédagogique ou qualité) doit être présent à l’audit et il a la responsabilité de sa préparation. En effet, il faut maitriser parfaitement les procédures qualité, pouvoir les expliquer, les défendre, les prouver. Cette tâche ne peut donc pas être déléguée à du personnel administratif.

L’audit de certification peut se préparer seul. Mais cette solution nécessite une bonne organisation, de la motivation, une maitrise du vocabulaire pédagogique et…du temps ! La préparation d’un audit Qualiopi peut prendre plusieurs heures par semaine, sur 3 mois minimum.

Un accompagnement par un prestataire spécialiste Qualiopi permet de gagner en temps et en efficacité. Son rôle sera défini en fonction des besoins, du budget disponible et du degré d’implication du dirigeant. Moins ce dernier s’implique dans la préparation, plus l’accompagnement sera poussé et le coût important.

12. Pourquoi nous ?

Nos clients ont tous obtenu leur QUALIOPI du premier coup. Ils ont obtenu leur certification avec 0 non conformité, 0 faute. La majorité d’entre eux ont également fait preuve d’une grande rapidité en terminant avant la durée des 6 heures annoncées.

Nous proposons un mode opératoire qui met l’accent sur la pédagogie, la compréhension du process, l’optimisation réelle de votre démarche qualité. Nous ne poursuivons pas seulement l’obtention de la certification QUALIOPI. Nous avons à coeur que nos clients mesurent une véritable évolution dans l’efficacité de leur traitement administratif, le lien avec leurs apprenants, le dépôt de leurs manuels en ligne, la proposition de modules e-learning pour revenir sur les savoirs. Nous proposons à nos clients de trouver le sens face à un exercice qui leur parait souvent rébarbatif.

13. Concrètement, nous allons faire quoi pendant la formation ?

Découvrez toutes les étapes de notre accompagnement complet : 

A/ Appréhender le référentiel de certification

Une lecture du référentiel par l’organisme de formation – OF est important. En effet, bien qu’obligatoire, la certification Qualiopi doit être un outil pour développer la culture Qualité de l’OF. La Direction et les principaux acteurs doivent comprendre les enjeux associés à la certification.

Cette première étape est réalisée lors de l’accompagnement pour vous aider à vous approprier le référentiel, le vulgariser ou en autonomie selon le pack choisi.

B/ Réaliser un état des lieux

La seconde étape de l’accompagnement Qualiopi est de réaliser un diagnostic de votre organisme de formation. Cela permet d’identifier les points sur lesquels vos pratiques répondent déjà aux exigences de Qualiopi.

Il s’agit aussi de mettre en lumière ceux pour lesquels vos pratiques et/ou vos documents, éléments de preuves, nécessiteront une évolution ou une modification.

De plus, le diagnostic de notre accompagnement Qualiopi est utilisé pour identifier précocement les améliorations ou les nouvelles pratiques à mettre en place.

Un diagnostic initial est un bon moyen permettant de vous situer et d’évaluer votre niveau de satisfaction des exigences de Qualiopi.

A l’issue du diagnostic, il est nécessaire d’établir un plan d’actions regroupant les principaux axes à traiter. Aussi, le diagnostic doit permettre de quantifier le travail et les ressources nécessaires à la mise en du référentiel Qualiopi.

C/ Accompagnement de l’Organisme de Formation

Nous mettons en œuvre lors de sessions de formation le plan d’actions identifié lors de la seconde phase. De plus, il s’agit de débuter la mise en œuvre des premières briques de la démarche Qualité issue de Qualiopi. Nous vous fournissons l’ensemble des documents nécessaires que nous réadapterons à votre situation, votre entreprise.

Nous intervenons pour piloter la démarche de mise en place et venons apporter une aide méthodologique. De même, nous assurons le suivi des actions et leur mise en place.

Nous vous installons un CRM (logiciel de gestion clients) vous permettant de gagner du temps dans votre process administratif grâce à de nombreuses automatisations : automatisation de la génération des contrats, conventions, des émargements, évaluations, auto-positionnement, questionnaires de satisfaction post-formation et collectes de données chiffrées suite à ces questionnaires.

Nous débuterons également un travail particulier : la rédaction de votre script d’audit qui vous permettra de réduire la dose de stress le jour J et de vous sentir plus en confiance.

D/ Former les acteurs internes ( si vous êtes plusieurs dans l’OF).

Lors de l’accompagnement Qualiopi, nous réalisons la sensibilisation auprès des acteurs internes. Il s’agit d’intégrer la culture qualité au plus près des acteurs opérationnels.

Ainsi, il peut aussi être réalisé une session de formation pour sensibiliser tous les acteurs de l’OF de sorte que les exigences de Qualiopi soient connues par l’ensemble des personnels. Cela permet de développer la culture Qualité au sein de l’organisme.

E/ Mettre en œuvre les actions

Selon le niveau de détail du plan d’actions, il s’agit de le mettre en œuvre conformément aux priorités définies. Ensuite, lors du déploiement, il s’agit de réajuster les actions en fonction des résultats obtenus. Cette variabilité de la réalisation est normale lors du déploiement d’une démarche qualité.

Cela participe à la première brique de l’amélioration continue.

Le déploiement de la démarche, couplé à l’accompagnement et aux sessions de formation crée un système Qualité. Le référentiel national Qualité RNQ ou Qualiopi est la trame de fond. Ses indicateurs, critères et éléments de preuve sont la sources des actions à mener.

F/ Réaliser un audit à blanc / interne

 Afin de préparer la certification et de s’assurer de la conformité des processus, procédures et organisations mis en place, nous vous proposons la réalisation d’un audit blanc.

Cela permet de prendre du recul suite à la phase de déploiement. Ainsi, vous disposerez d’une vision globale du travail accompli, du respect des exigences et pourrez vérifier la conformité de l’ensemble des prestations concernées par l’accompagnement Qualiopi.

G/ Vous aider à planifier l’audit par un certificateur

À la suite de l’accompagnement Qualiopi, il est nécessaire d’être certifié. Aussi, il convient de solliciter un organisme certificateur accrédité par le COFRAC pour Qualiopi.

Le déroulement de l’audit de certification Qualiopi est le suivant :

1. Transmission des éléments à l’organisme certificateur qui vous délivrera QUALIOPI

2. Proposition d’un plan d’audit

3. Réunion d’ouverture de l’audit Qualiopi

4. Réalisation d’entretien (AUDIT)

5. Synthèse des constats

6. Réunion de clôture

7. Proposition de certification par l’auditeur

8. Décision de certification par l’organisme certificateur

9. Certification pour une durée de 3 ans.

En fin d’audit, l’auditeur propose la certification de votre société au comité du certificateur qui l’a mandaté. C’est lui qui prendra la décision finale de délivrer le certificat Qualiopi.

DÉCOUVREZ NOS PACKS EN FONCTION DE VOS BESOINS

UNE OFFRE ADAPTÉE À CHAQUE ORGANISME

STARTER PACK

Découverte et analyse du Référentiel Qualité.

Vulgarisation des indicateurs.

État des lieux du process actuel.

Préconisation des éléments à mettre en place. (modèles non fournis).

SILVER PACK

Découverte et analyse du Référentiel Qualité avec le formateur.

Vulgarisation des indicateurs.

État des lieux du process actuel.

Préconisation des éléments à mettre en place.

Mise en place du process en autonomie.

Audit blanc.

Rapport d’audit blanc.

GOLD PACK

Découverte et analyse du Référentiel Qualité avec le formateur.

Vulgarisation des indicateurs.

État des lieux du process actuel.

Préconisation des éléments à mettre en place.

Délivrance de l’ensemble des documents à utiliser.

Mise en place du CRM avec le client.

Complétion du CRM : programme, clients à venir, profil de l’organisme de formation.

Mise en place du process avec le formateur.

Script personnalisé délivré pour passer l’audit avec sérénité.

Audit blanc.

Rapport d’audit blanc.

Optimisation du script.

Accès aux vidéos e-learning de notre plateforme pour les révisions. 

SUR-MESURE

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ORGANISME DE FORMATION PROFESSIONNELLE ET CONTINUE

NOS SERVICES

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Pôle dédié aux (futurs) chefs d'entreprise

Création d’entreprise – Formation Girl Boss dédiée à l’entrepreneuriat féminin.

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Création de centre de formation – Accompagnement QUALIOPI – Développement de la stratégie de l’organisme de formation – Devenir formateur.

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Découvrez nos formations en création d’entreprise : statuts juridiques, gestion financière, stratégie d’entreprise, leadership, stratégie commerciale. Tous les outils pour lancer et pérenniser votre business. 

Organisme de formation et formateur

Cesarea Agency vous accompagne : création de votre organisme de formation, obtention de votre numéro de déclaration d’activité, formation de formateur pour travailler votre pédagogie et l’efficacité de vos supports, préparation à l’audit de la Certification qualité Qualiopi, mise en place d’un process entièrement digitalisé, création d’un parcours e-learning.

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A l’issue de chaque formation, tous les stagiaires remplissent un questionnaire de satisfaction. Ce questionnaire reprend tous les aspects de la formation : accueil, organisation, moyens pédagogiques, animation, contenu. Le taux de satisfaction global de 2021 est de 100 %*. * Les évaluations comprenant la note de 5/5.

100% de clients satisfaits selon la plateforme CPF. 

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