DEVENIR ORGANISME DE FORMATION.

COMMENT CRÉER UN ORGANISME DE FORMATION ?

Comment créer un centre ou organisme de formation ? Quelles sont les étapes à suivre ? À qui s’adresser pour être reconnu organisme de formation ? Comment obtenir l’agrément ? Sous quel statut juridique exercer ?

Si vous souhaitez ouvrir votre propre organisme de formation, vous avez déjà du vous interroger à ce sujet. Dans cet article, nous tenterons de répondre de façon synthétique à ces questions.

LES ÉTAPES POUR CRÉER UN ORGANISME DE FORMATION :

Comment créer et déclarer un organisme de formation ?

2. Mettre en place des process qualité essentiels au pilotage de votre centre de formation.

Pour que vos clients puissent obtenir des financements pour vos formations, vous devez mettre en place une démarche qualité. La certification “Qualiopi” est la référence pour démontrer la qualité de vos prestations. Vous devez justifier vos démarches vis-à-vis des différents indicateurs qualité.

Vous devez passer un audit auprès d’un organisme certificateur. 

Un prochain article vous proposera un contenu dédié à cette certification qui agite les organismes de formation à l’aune de janvier 2022.

Comme vous pouvez le constater, les différentes démarches de création et de certification de son organisme peuvent être complexes. Il peut être judicieux de solliciter un accompagnement pour gagner en efficacité et débuter du bon pied.

 

3. Création de documents, tableaux de suivi ...

Transmission d’informations à votre stagiaire avant la formation :

    • règlement intérieur,
    • programme et objectifs,
    • liste des formateurs,
    • modalités d’évaluation,
    • coordonnées de la personne en charge de la session de formation,
    • tarifs, conditions et modalités de paiement,
    • attestation de fin de formation.
    • Contrat ou convention.

Votre formateur doit avoir signé son contrat de sous-traitance.

Pendant la session de formation : 

L’activité d’organisme de formation est très réglementée que ce soit avant, pendant ou après la session de formation. Pendant la session de la formation, vos stagiaires et le formateur doivent émarger par demi-journée.

À la fin de la session de formation :

Vos stagiaires doivent recevoir une attestation de formation, attestation d’assiduité.

Améliorer le pilotage d’un organisme de formation : 

Pour mieux piloter son activité et gagner du temps dans la gestion, il est essentiel de créer des tableaux de bord pour vérifier que chaque étape de la prestation est respectée pour chacun de vos clients.

Un CRM dédié à la formation ne sera pas un luxe, il est conseillé d’en prendre un dès le début de son activité pour être efficace et ne pas perdre de temps dans la création des nombreux documents.

Il en existe plusieurs : Digiforma, Argalis, Dendreo ou encore Blue note system. A vous de faire votre choix.

 

1. Déclaration d'activité : obtention d'un agrément auprès de la Direccte de votre région.

Qu’est-ce que la DIRECCTE ?

Cela désigne les Directions Régionales des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (Direccte) qui enregistrent les nouveaux organismes de formation.

La déclaration concerne qui ?

La déclaration d’activité auprès de l’administration est obligatoire si l’on souhaite être reconnu en tant qu’organisme de formation professionnelle continue (FPC) doté d’un numéro de formateur et bénéficier du financement par les fonds de formation.

La déclaration concerne toute personne physique ou morale (y compris auto-entrepreneurs ou micro-entrepreneurs) qui réalise des prestations de formation professionnelle, quel que soit son statut ou son activité principale.

Quand faire sa demande de numéro d’activité ?

L’organisme formateur doit effectuer la déclaration au moment du lancement d’une première action de formation, sans dépasser un délai de 3 mois après la signature de cette première convention. La première convention sera donc signée sans avoir obtenu le numéro de formateur, ce qui est normal.

Quels sont les documents nécessaires pour la déclaration d’activité d’un centre de formation ?

Après avoir réalisé votre première formation, vous devez envoyer votre bulletin de déclaration de prestataire de formation complété et accompagné des pièces suivantes :

  • Le formulaire de déclaration d’organisme de formation (Cerfa n° 10782*04) : Déclaration organisme de formation cerfa_10782-04 (ici la Notice d’aide déclaration organisme de formation).
  • Un certificat d’inscription à l’INSEE (avis de situation SIRENE) ou un K-bis de moins de 3 mois si société.

  • Bulletin n°3 de votre casier judiciaire en tant que responsable de l’organisme de formation (cliquez ici pour en faire la demande en ligne).

  • Liste des formateurs et leur CV.

  • Première convention de formation signée avec une entreprise bénéficiaire, ou un premier contrat de formation signé avec un particulier.

  • Le programme de formation. Il doit être détaillé et inclure les mentions suivantes :

      • les objectifs de la formation
      • le public concerné
      • les prérequis nécessaires pour la formation
      • le contenu pédagogique détaillé pour chaque jour de formation
      • les modalités de contrôle des connaissances
      • en plus pour les formations à distance : le détail des séquences et de leur évaluation, la description des travaux demandés aux stagiaires et le temps imparti, les moyens d’organisation ainsi que les moyens d’assistance pédagogique et technique.

Attention, vous devez, pour votre première formation, respecter l’ensemble des obligations d’un organisme en éditant les documents suivants avec les bonnes mentions : contrat ou convention de formation, émargement, attestation de formation…

 

4. Identifier les différents acteurs de financements.

Les dispositifs de financement de formation vont varier en fonction du profil de vos clients.

En tant qu’organisme, pour être efficace commercialement, vous devez connaitre sur le bout des doigts tous ces dispositifs pour orienter vos clients et maximiser votre taux de transformation.

Les principaux financements sont les suivants :

  • Le CPF, dispositif le plus connu et ouvert à tous (même aux indépendants depuis peu). Cependant, votre formation doit rentrer dans les catégories suivantes pour être éligible au CPF : préparation à un diplôme, à une certification de qualification professionnelle ou une certification inscrites au répertoire spécifique de France Compétences, bilan de compétence.

  • Le plan de développement des compétences pour les employés d’entreprises de plus de 50 salariés.

  • Les OPCO pour les indépendants et les entreprises de moins de 50 salariés.

  • Le Pôle Emploi et son dispositif AIF pour les demandeurs d’emploi.

Documentez-vous sur tous ces dispositifs pour bien orienter vos clients et les conseiller pour la mise en place de leur dossier de financement. Pour en savoir plus, consultez notre page sur les financements.

5. Les obligations comptables d'un organisme de formation.

Parmi les principales obligations des centres de formation, vous devez :

  1. Avoir réalisé une déclaration d’activité auprès de la DIRECCTE de votre région.

  2. Vous soumettre à la déclaration annuelle de votre activité nommé le bilan pédagogique et financier. Cela intervient chaque année entre fin avril et mai.

  3. Respecter les règles relatives à la comptabilité : les actions de formations doivent êtres comptabilisées et suivies à part des autres activités de l’entreprise. Vous devez donc avoir un bilan et compte de résultats spécifiques à l’activité de formation.

  4. Déclarer votre cessation d’activité.

  5. Désigner un commissaire aux comptes si deux de ces 3 seuils sont atteints :

    1. 3 salariés en CDI.

    2. 153.000€ de chiffre d’affaires HT.

    3. 230.000€ au total du bilan.

 

 

Vous souhaitez être accompagné(e) dans la création de votre organisme de formation ?

Découvrez nos deux formules concernant la création d’un organisme de formation :

  • Le pack “Créer un organisme de formation – clé en maincomprenant la création de votre structure juridique, l’obtention de votre numéro d’agrément, la création de votre site web, l’accompagnement jusqu’à l’obtention de la certification QUALIOPI. Notre agence produit les documents pour vous. 

 

  • La formation “Créer et développer son organisme de formation” (éligible CPF) comprenant la procédure d’obtention de votre numéro de déclaration d’activité, la découverte de la démarche qualité QUALIOPI, la découverte du fonctionnement d’un organisme de formation, ses formalités administratives, obligations comptables.

Contactez-nous par mail : contact@cesarea-agency.fr

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    CESAREA AGENCY, organisme de formation, formation réseaux sociaux, bordeaux

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